Lucrează mai inteligent, nu mai mult

Cele 6 rutine ale mele pentru succes

Cu toții am auzit zicala „lucrează mai inteligent, nu mai mult”, dar ce înseamnă de fapt?

Am testat diverse instrumente de productivitate pentru a găsi cel mai bun mod de a-mi organiza ziua. Aceste rutine au fost cele mai utile pentru a-mi păstra nivelul de energie. Dar și în perpetuua mea luptă de a găsi un bun echilibru între viața profesională și cea privată.

Uite o situație: mai ai cam o oră rămasă din ziua de lucru. Iar lista ta lungă și frumoasă de lucruri de făcut abia de a fost atinsă. Deși ziua a început în forță, ai lucrat maim ult pompieristic. Iar sarcinile pe care le-ai marcat ca fiind „importante” nu au fost, până la urmă, îndeplinite. Acum, te gândești să îți mai amâni din planuri pentru a prelungi ziua de lucru. Asta pentru a mai bifa din lista inițială. Îți sună cunoscut?

Inteligent într-o lume de „urgențe”

Într-o lume în care poți fi contactat 24/24, 7 zile din 7, cu nenumărate probleme „urgente” de rezolvat. Mda… poate fi greu să faci distincția între ceea ce trebuie făcut cu adevărat. Cum putem să ne gestionăm timpul și responsabilitățile într-un mod practic? Cu toții trebuie să învățăm cum să lucrăm mai inteligent, nu mai greu. Și zău! nu este atât de ușor pe cât pare!

Să vedem ce a dat roade la mine… dar evident mereu este loc de mai bine – zise perfecționista! 😅

 

Fă o listă săptămânală cu lucrurile de făcut

Având o viziune săptămânală a sarcinilor de rezolvat, te ajută să înțelegi clar ce și când trebuie să se întâmple în fiecare zi. Dacă știi că ai un termen limită pe marți dimineața, te poți asigura că acel proiect se află pe lista ta de luni. Astfel, poți evita să lucrezi pompieristic și în același timp să te ocupi de priorități. Îmi place să păstrez această listă în folderul de drafturi din Outlook și să încep să o creez cu o săptămână înainte. Pe măsură ce se ivesc diverse sarcini sau promisiun făcute colegilor sau clienților, le trec pe listă pentru a le planifica.

Dacă ești o persoană mai vizuală, poți utiliza, de asemenea, instrumente de productivitate sau blocarea calendarului. Pentru mine personal este satisfăcător să îmi notez de mână. Totuși, recomandarea este să păstrezi lista undeva unde îți este ușor accesibilă.

 

Împarte sarcinile zilnice în „înainte de masă”, „amiază”, „după-masa”

Odată ce ai o imagine clară a sarcinilor săptămânale a musai list-ului, poți crea o listă zilnică. Există multe metode diferite pentru a crea o listă zilnică de sarcini: blocarea sarcinilor în calendar, scrierea lor, setarea de memento-uri și lista poate continua. Este posibil să fie nevoie să testezi câteva metode înainte de a o găsi pe cea care va funcționa cel mai bine pe termen lung.

Eu personal împart sarcinile, întâlnirile și orice alte lucruri de făcut în secțiuni în funcție de ora zilei. Adesea îmi scriu listele de sarcini zilnice, astfel încât să pot avea satisfacția de a bifa un punct. Blocarea zilei pe intervale de timp îmi oferă un pic mai multă flexibilitate în ceea ce privește momentul în care fac lucrurile. Mă ajută în același timp să prioritizez sarcinile în funcție de importanță.

Dacă este ceva ce mă îngrozește cu adevărat să fac, încerc să termin acel lucru dimineața. Eu mai nou tind să fiu cea mai productivă între orele 7:30 – 11:00. Dacă, însă, dimineața nu este cel mai bun moment al tău, poate fi de ajutor să începi cel puțin la amiază. A începe ziua cu o gestionare bună a timpului îmi dă sentimentul de realizare de care am nevoie pentru a continua ziua cu o productivitate mai mare.

cât despre prioritizare…

Acum să vorbim despre prioritizarea proiectelor foarte solicitante – în special a celor în care probabil va trebui să delegi o parte din muncă. Dacă lucrez la un proiect care necesită 100% din timpul și cunoștințele mele, acesta poate fi deseori amânat pentru amiază sau chiar pentru după-amiază. Dacă trebuie să adun date de la un alt membru al echipei, să cer ceva care va dura mai multe zile sau să solicit sprijinul general al altcuiva, îmi place să ajung mai devreme la ei. Acest lucru demonstrează respect programul încărcat al colegilor, ceea ce te va ajuta atunci când va trebui să apelezi la acele favoruri de tipul „îmi pare rău, dar este urgent”.

 

Blochează pauza în calendar

În zilele aglomerate, poate fi greu să îți amintești să părăsești calculatorul, ca să nu mai vorbim de a lua o pauză de lucru. Pentru a asigura o evadare mentală în fiecare zi, îmi blochez o fereastră de 15-30 de minute în calendar. Setez o alertă cu 5 minute înainte de pauza programată. Acest lucru servește ca un memento pentru a încheia sarcina în cauză. Dacă ceva este urgent și nu mă pot opri, voi da un snooze la reminder. În acest fel, îmi propun să iau o pauză odată ce sarcina este terminată.

Această pauză poate fi orice, de la a lua o gură de aer proaspăt într-o scurtă plimbare până la a face un efort pentru a avea o pauză de prânz reală. Dacă nu ești obișnuit să faci pauze regulate pe parcursul zilei, începe cu o pauză de cinci minute. Folosește acest timp pentru a lua un pahar de apă între întâlniri. De acolo, crește numărul de pauze.

Dacă știi că ar trebui să faci pauze, dar ai dificultăți în a te responsabiliza, este întotdeauna util să ai un partener de „responsabilitate” la locul de muncă. Comunicarea dorinței tale de a rezerva timp liber pentru a avea o productivitate mai bună pe termen lung te poate ajuta să te ții de promisiunile pe care le faci

Blochează timpul „Nu rezerva”

Nu poți avea niciodată prea multe metode de blocare a calendarului! Pe lângă programarea unei pauze pe parcursul zilei pentru ceva care îmi reîncarcă energia, mi-am dezvoltat obiceiul de a bloca timpul „nu rezervați” între întâlniri sau la finalul zilei. Scopul acestui timp nu este să îl umplu cu un proiect sau să îl folosesc ca pe o reîncărcare mentală. Este mai degrabă să îmi ofer un buffer pentru a realiza orice lucru neașteptat, dar oportun.

Planificând acest timp-tampon în program, reușesc să țin cont de toate elementele neașteptate care pot apărea în timpul zilei. Astfel, vei fi mai bine pregătit pentru a face față zilei fără a deraia propriile priorități.

Creează-ți o rutină de sfârșit de zi

Dacă lucrezi perioade îndelungate, ultimul lucru pe care îl dorești, este să adăugi muncă la sfârșitul zilei. Să îți iei timp pentru a reflecta și a te pregăti pentru ziua următoare îți aduce o liniște mentală. Dacă ești ca mine și ai probleme cu „oprirea” după muncă, o rutină de sfârșit de zi te poate ajuta, să îți antrenezi creierul să învețe când se termină ziua de lucru.

Una dintre rutinele mele preferate este organizarea computerului. Aceasta poate fi punerea pe categorii a e-mail-urilor, închiderea filelor vechi din browser sau pur și simplu verificarea calendarului pentru ziua următoare. Aceasta poate fi extinsă și la spațiul fizic. Îți poți aloca timp la sfârșitul fiecărei zile pentru a curăța spațiul de birou de orice dezordine. Dacă totul este deja organizat sau dacă pur și simplu acest lucru nu este genul tău, cealaltă rutină pe care o am este să îmi pregătesc lista de lucruri de făcut pentru ziua următoare. După cum am menționat, împart totul în momente ale zilei.

Cunoscându-mi planul de joc pentru a doua zi, elimin o parte din anxietate a doua zi dimineața. Plus, mă asigur că îmi acopăr toate punctele.

Nu în ultimul rând, îmi amân notificările până a doua zi. De asemenea, poți seta notificările pentru a da snooze la aceeași oră în fiecare zi. Astfel, faci din aceasta mai mult un obicei forțat și mai puțin o decizie conștientă.

Cauți mai multe sfaturi axate pe carieră? Fă-ți o programare cu mine ca antrenor de carieră pe adresa diana@iocucioc.ro sau consultă resurse suplimentare aici:

Ce înseamnă să fii orientat spre detalii

Cum îți atingi obiectivele

9 motive să alegi o carieră într-o meserie

4 categorii de hobby-uri de menționat în CV

Leave a Reply

Your email address will not be published.